1. OBJET DU CHALLENGE DE LA MOBILITÉ HAUTS-DE-FRANCE

Le Challenge de la Mobilité Hauts-de France « Au travail, j’y vais autrement » (aussi appelé dans ce document « Challenge ») a pour objet de promouvoir les modes de transport alternatifs à la voiture individuelle, par la valorisation et l’encouragement à des pratiques alternatives des salariés, sur leurs trajets domicile-travail : modes actifs (marche ou course à pied, trottinette, vélo, rollers, engins de déplacement personnels type hoverboard), transports en commun (urbains comme le bus, tramway, métro – ou interurbain : train, autocar…), covoiturage, ainsi que le télétravail. Il vise également à valoriser les bonnes pratiques en matière de mobilité durable, qu’elles soient le fait des salariés eux-mêmes ou des établissements qui en facilitent l’usage. Les organisateurs du Challenge de la Mobilité Hauts-de-France définissent les modalités de participation des établissements.

2. PARTIES PRENANTES

a. Les organisateurs et les partenaires

L’édition 2024 du Challenge de la Mobilité Hauts-de-France est co-organisée par la CCI Hauts-de-France (avec le soutien des CCI territoriales de la région) et Réseau Alliances via Déclic Mobilités.
En partenariat avec la Direction Régionale Hauts-de-France de l’ADEME, le Conseil Régional Hauts-de-France, Hauts-de-France Mobilités, la Métropole Européenne de Lille, SNCF TER Hauts-de-France et le Conseil départemental du Nord.

L’équipe organisatrice est joignable via le formulaire contact ou à l’adresse email : challenge.hdf@gmail.com.

b. Les ambassadeurs

Afin de promouvoir le challenge sur l’ensemble du territoire régional, certains acteurs locaux s’associent à l’organisation de l’évènement, notamment des collectivités territoriales (région, EPCI de toutes tailles et communes) ou les syndicats mixtes de transport. 

c. Les sponsors

Certains acteurs économiques sponsorisent le Challenge par des apports financiers ou en nature (biens et services), permettant la distribution de lots aux établissements lauréats. 

d. Les établissements participants

Les employeurs publics et privés qui participent à l’évènement, en incitant leurs collaborateurs, salariés, agents, stagiaires, … à opter pour une mobilité durable pour leur trajet domicile-travail. 

Chaque établissement est enregistré via son référent qui crée son compte ainsi que la fiche établissement.

Cas particuliers : 

1. Les établissements appartenant à un groupe

Un établissement appartenant à un groupe (ex: enseigne, service public, filiale…) peut concourir seul au challenge, quel que soit le positionnement de son siège. 

 

2. Les établissements multi-sites

Un établissement peut être représenté par plusieurs “sites”. 

La qualification « établissement en multi-sites » permet de réunir sous une même inscription les différents sites d’un même établissement (antennes, entrepôts, agences, magasins, etc.) ou les différents établissements d’une même zone d’activités ou campus. Dans cette configuration, il est demandé de respecter la nomenclature suivante : 

  • est désigné comme “établissement” le nom de l’entreprise, du groupe, de l’école ou de l’administration.
  • L’adresse de l’établissement (ou site principal) désigne l’adresse du siège
  • les effectifs désignent les effectifs totaux du groupe. 

Une fois l’établissement créé, le référent inscrit chaque “sous-site” : à savoir chaque entité qu’il désire distinguer à travers ce multi-site.
Il peut s’agir des différents campus d’une école, des enseignes d’un centre commercial, des entreprises locataires d’un bâtiment, des filiales d’un groupe, des différents sites de production, services, agences… ainsi que le “siège”. 

Chaque sous-site se verra attribué un code de participation qui permettra de relier les salariés à chaque entité. 

 

3. Les établissements recevant du public

Dans le cas des établissements scolaires ou d’enseignement supérieur, si vous souhaitez faire participer vos élèves ou vos étudiants, il faudra inscrire l’établissement deux fois : une fois sous l’appellation classique pour les salariés et une fois de la forme « nom de l’école – élèves (ou étudiants) ». Ce fonctionnement est valable pour l’ensemble des établissements recevant du public (hôpitaux, centre commerciaux).

Toutes ces démarches pourront être valorisées dans le cadre d’une participation au prix « Coup de cœur du jury ». En savoir +

 

3. CADRE DE PARTICIPATION

Le Challenge est ouvert à tous les établissements (employeurs de droit privé et public) implantés en région Hauts-de-France, ou ayant au moins un site implanté dans la région. Les établissements multi-sites peuvent concourir séparément (par site) ou collectivement. Seuls les trajets domicile-travail des salariés travaillant sur les sites inscrits sont comptabilisés (sont exclus : déplacements professionnels, trajets du midi, etc.). 

Pour le Challenge, ne seront pris en compte que les modes principaux de déplacement utilisés par les salariés du 16 au 21 septembre 2024. 

Le formulaire de déclaration permettra de déclarer au maximum 3 modes de transport combinés sur le même trajet domicile-travail (les 3 principaux).  

Si une personne prend sur un même trajet : vélo + TER + trottinette, elle peut déclarer ces trois modes et contribuera pour ce trajet aux catégories transports en commun et modes actifs. 

Si la personne est en télétravail, elle ne pourra pas déclarer de mode de transport complémentaire le même jour.

Le Challenge repose sur un principe de confiance : la comptabilisation des modes de transport sera effectuée sur la base des déclarations individuelles des salariés. 

4. CALENDRIER DU CHALLENGE DE LA MOBILITÉ 2024

Le Challenge de la Mobilité Hauts-de-France se déroulera du lundi 16 septembre au samedi 21 septembre 2024 inclus. 

L’inscription des établissements est possible jusqu’au lundi 16 septembre 2024, 9h. 

L’inscription des salariés est possible jusqu’à la date de clôture du challenge (21 septembre 2024)

L’envoi des résultats individuels sur le site web est possible pour les salariés du 16 septembre au 7 octobre 2024, 18h.

Les candidatures au prix « Coup de cœur du jury » sont acceptées jusqu’au 14 octobre 2024, 18h. 

Les résultats des établissements seront communiqués aux lauréats en novembre 2024 et seront rendus publics lors de la cérémonie de remise des prix qui aura lieu à l’occasion du World Forum for a Responsible Economy. 

5. MODALITÉS DE PARTICIPATION

La participation au Challenge est gratuite. 

Pour y participer, l’employeur doit impérativement désigner un référent qui inscrira l’établissement sur www.challenge-mobilite-hdf.fr , organisera l’animation interne et incitera les salariés à participer et s’inscrire au challenge.

a. Rôle du référent

Le référent est la personne qui inscrit son établissement et reçoit les informations de la part de l’équipe organisatrice du Challenge. Il est désigné de fait comme la personne de référence pour toute question de la part des salariés. En savoir+

b. Modes de saisie des résultats

Les salariés enregistrent leurs trajets directement sur le site du Challenge. 

L’inscription de l’établissement génère un code établissement (ou plusieurs codes, dont un par site, dans le cas des établissements en multi-sites). Le référent communiquera ce code aux salariés qui devront le saisir lors de leur inscription.

Les salariés devront donc : 

  • se munir du code relatif à leur établissement ou de leur site 
  • créer un profil participant et répondre à une enquête flash de mobilité
  • dès le démarrage du Challenge (le 16/09), renseigner le ou les modes de transport utilisés chaque jour pour se rendre au travail
  • à partir du 21/09, valider l’intégralité de ces données et répondre à une courte enquête de satisfaction.

C. Clôture du Challenge

Les référents sont invités à participer à la cérémonie de remise des prix du Challenge organisée dans le cadre de la journée World Forum for a Responsible Economy à Marcq-en-Baroeul : les 26 et 27 novembre 2024.

Les organisateurs encouragent les référents à organiser en interne un événement de clôture après cette date.

Les comptes de tous les participants sont supprimés au plus tard six mois après la clôture du Challenge. Par conséquent, chaque année un nouveau compte doit être créé pour prendre part au Challenge.

6. CRITÈRES DE SÉLECTION DES ETABLISSEMENTS LAURÉATS

a. Catégories

Les établissements participants concourent dans l’une des trois catégories précisées ci-dessous, en fonction de leurs effectifs : 

  1. Etablissements de 10 à 49 salariés, 
  2. Etablissements de 50 à 249 salariés, 
  3. Etablissements de plus de 250 salariés.

b. Désignation des lauréats

B.1 – Participants lauréats

 
B.1.1 – Les différents prix

Le calcul des résultats se fait sur la base des déclarations de trajet ou de télétravail effectuées par les salariés de chaque établissement. Pour les établissements en multi-sites, le score de chaque site est additionné pour aboutir au calcul global des résultats de l’établissement en question.

Prix de la mobilisation : établissements ayant obtenu les meilleurs taux de participation, dans chacune des trois catégories d’effectifs. 

Taux de mobilisation = (nombre de salariés déclarés participants/nombre de salariés de l’établissement) x 100 

NB : Vous pourrez accéder à un module sur le site permettant de suivre en temps réel l’avancée du score de la mobilisation par établissement durant le challenge. Celui-ci classe par tailles et par catégories les établissements selon leur taux de salariés inscrits au Challenge.

Prix du covoiturage : établissements ayant le meilleur score de covoiturage, dans chacune des trois catégories d’effectifs.

Score de covoiturage = (nombre de jours cumulés réalisés en covoiturage/nombre de salariés de l’établissement). 

Ce score équivaut à un nombre moyen de jours par salarié. Le covoiturage concerne à la fois le salarié conducteur et les salariés passagers.

Prix des modes actifs : établissements ayant obtenu le meilleur score de modes actifs (vélo, trottinette, marche à pied…), dans chacune des trois catégories d’effectifs. 

Score des modes actifs = (nombre de jours cumulés réalisés en modes actifs/nombre de salariés de l’établissement). 

Prix des transports en commun (TC) : établissements ayant obtenu le meilleur score de transports en commun (bus, tramway, TER, métro), dans chacune des trois catégories d’effectifs. 

Score de transports en commun = (nombre de jours cumulés réalisés en transports en commun/nombre de salariés de l’établissement). 

Prix du télétravail : établissements ayant obtenu le meilleur taux de télétravail (au domicile des collaborateurs ou dans un tiers-lieu), dans chacune des trois catégories d’effectifs

Score de télétravail = (nombre de salariés ayant télétravaillé/nombre de salariés de l’établissement).

Le télétravail doit être inscrit dans une démarche d’établissement et encadré par des documents de référence. 

Prix « Coup de cœur du jury » 

Ce prix viendra récompenser l’animation la plus originale et participative. Il est ouvert à tous les établissements à partir de 5 salariés En savoir+

 

B.1.2 – Cas particuliers

Dans le cas où deux établissements obtiendraient le même résultat au sein d’une catégorie, celui qui n’a jamais remporté de prix sera classé premier. 

Dans le cas où un établissement obtiendrait la première place dans deux catégories différentes, la structure arrivée en deuxième position dans l’une de ces mêmes catégories sera considérée comme lauréate. 

Si un organisateur du Challenge est classé premier de sa catégorie, les lots seront remis à l’établissement arrivé second.

 

B.2 – Ambassadeurs lauréats

Les ambassadeurs du Challenge pourront également concourir à travers un classement spécifique, selon la mobilisation qu’ils auront effectuée envers les établissements de leur ressort territorial. 

Deux catégories sont prévues : 

  • prix des communautés de communes et PETR
  • prix des communautés d’agglomérations, communautés urbaines et métropoles.

Dans le cas d’ambassadeurs regroupant plusieurs EPCI, ils seront rattachés à l’une ou l’autre des catégories au regard de leur population totale. 

Score Ambassadeur : (nombre d’établissements participants rattachés à leur territoire / population totale du territoire).

7. CÉRÉMONIE DE REMISE DES PRIX

Dans le cas où l’établissement est sélectionné parmi les lauréats, il en sera averti quelques jours avant la cérémonie de remise des prix. 

Lors de la remise des prix, un diplôme ainsi que des lots lui seront remis par les organisateurs. 

L’employeur s’engage à ce que ces lots soient redistribués en interne : 

  • Soit pour un usage collectif (pour tous les salariés) – ex: mise à disposition de tous d’une trottinette, séance de remise en selle, etc.
  • Soit avec une redistribution individuelle : par exemple, un tirage au sort parmi les salariés ayant participé au Challenge ; ou un jeu concours en interne.

Dans le cas de l’obtention de bons-cadeaux, l’employeur s’engage à recontacter le sponsor en question pour récupérer le cadeau ou organiser la prestation offerte. 

8. COMMUNICATION

Les établissements participants et ambassadeurs autorisent les organisateurs du Challenge à communiquer sur leurs résultats. 

Dans le cas d’une candidature au prix « Coup de cœur du jury », l’établissement autorise – sauf mention spécifique – les organisateurs du Challenge à communiquer autour des supports d’illustration fournis. 

9. ANNULATION, PROROGATION

Les organisateurs se réservent le droit d’annuler, d’écourter ou de reporter l’opération si les circonstances les y obligent, sans avoir à justifier leur décision. 

10. INFORMATIQUE ET LIBERTÉS

Traitement des données à caractère personnel 

L’organisation du Challenge de la Mobilité Hauts-de-France met en place un traitement de données à caractère personnel ayant pour finalité le traitement de votre demande sur la base juridique de l’article 6a du Règlement Européen sur la Protection des Données 2016/679. 

La fourniture de chacune de ces données à caractère personnel est obligatoire pour pouvoir traiter votre demande. 

Les renseignements demandés sur l’établissement et aux salariés au moment de l’inscription ne sont pas tous publics et ont pour vocation de : 

  • Permettre la prise de contact par les organisateurs dans le cadre de l’événement 
  • Etablir le classement régional
  • Etablir des statistiques globales sur l’évolution des comportements 

Conformément au Règlement Européen sur la Protection des Données 2016/679 et à la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée dite « Informatique et Liberté », les utilisateurs disposent d’un droit d’accès, de modification, de rectification, et d’effacement des données vous concernant, de définir des directives relatives au sort de celles-ci après votre mort, de limitation du traitement et de retrait de votre consentement en vous adressant à l’adresse email : challenge.hdf@gmail.com 

Les données à caractère personnel sont conservées pour une durée maximale de 18 mois. 

Les inscriptions (établissements & salariés) sont supprimées après chaque édition du Challenge. 

L’inscription de tout établissement au Challenge de la Mobilité en Hauts-de France suppose l’acceptation du présent règlement. 

Dernière édition du texte : Mai 2024